Модуль цифрового управления закупками, NDA
🔴 Проект находится под NDA, смогу рассказать более подробно только на личной встрече.
Это один из ключевых модулей крупной ERP-платформы, охватывающий полный жизненный цикл заявки на закупку: от идеи до оплаты.
Пользователи (инициаторы) должны были быстро находить существующие заявки, создавать новые, указывать бюджетные позиции и прикладывать документы. После отправки задача проходила цепочку согласований, и каждый шаг фиксировался в истории.
Проблема
Задача
Решение
Моя роль и процесс
Весь процесс решения задачи начался с проведения интервью с инициаторами и согласователями, выявления их болей и основных потребностей.
Непрозрачность статусов заявки. Инициаторы не знали, на каком этапе согласования их заявка, и постоянно звонили/писали в чате, теряя по 1–2 рабочих дня;
Перегрузка согласователей. Согласователи получали письма и уведомления из разных систем, не видя общей очереди, из-за чего пропускали сроки;
Частые ошибки в бюджетных кодах. Ручной ввод кода проекта и статьи бюджета приводил к возвратам заявок на доработку;
Отсутствие единого реестра и дубли заявок. Люди не могли проверить, нет ли похожей потребности, и создавали повторные заявки;
Непонятные инструкции по заполнению. Поля формы не сопровождались подсказками, и часто не заполнялись обязательные данные.
Картирование сценариев
Описала ключевые кейсы: создание новой заявки, дозаполнение после отказа и отправка на доработку, отзыв заявки, поиск в реестре;
Построила Customer Journey Map, чтобы увидеть, где именно пользователь сталкивается с неясностями или задержками и какими интерфесными решениями можно это исправить;
Разметила «точки боли», где вручную обрабатываются данные, и наметила места для автоматизации;
Прописала все возможные статусы заявки (например: «На доработке», «Ожидает бюджета», «Согласовано») и условия перехода между ними.
Фильтрация и сортировка в реестре
👍👍 Гипотеза: если добавить возможность фильтрации по коду и центру затрат прямо в шапке таблицы, сотрудники найдут нужные заявки быстрее и снизят число запросов документов через почту.
Редактирование позиций
👍 Гипотеза: возможность править сумму и код бюджета прямо в строке реестра без перехода в карточку заявки уменьшит количество кликов и ускорит согласование.
Напоминания о просроченных шагах
👍 Гипотеза: уведомления о пропущенных шагах истории заявки будут мотивировать согласователей завершать свои этапы быстрее и сократят количество «зависших» заявок.
Улучшенная навигация по заполенению формы
👍 Гипотеза: если разбить длинную форму создания заявки на вкладки («Описание», «Позиции», «Документы»), пользователи реже будут пропускать обязательные поля.
👎👎 Цветовая индикация наличия бюджета в таблице реестра (зелёный/оранжевый/красный) должна была помочь сразу видеть «проблемные» позиции, но в тестах выяснилось, что для многих пользователей цветовые метки сливаются и они продолжают кликать в карточку вручную.
👎👎 Загрузка через перетаскивание документов в карточку заявки: предполагалось уменьшить пропущенные вложения, однако часть пользователей оказалась привержена привычной кнопке «Выбрать файл» и не заметила зону перетаскивания.
На этом этапе были сформированы User Flow, архитектура решения, а также созданы первые каркасные вайрфреймы для обсуждения с командой. Также определили технические ограничения и требования.
Интерактивный прототип и тестирование
Провели быструю валидацию гипотез с коллегами из продакт- и финблока ещё до юзабилити-тестирования;
Детализировала вайрфреймы и собрала в кликабельный прототип, включая все ветвления и состояния ошибок;
Собрала фидбек от финансового блока и отдела снабжения;
Итерации по результатам юзабилити-тестов (3 цикла);
Финальное решение
Реализованные ключевые экраны флоу управления закупками:
Создание заявки (полный цикл): динамические поля для бюджетных кодов и автоматический расчёт НДС;
Карточка заявки: подробные сведения, история согласований, вложенные документы;
Реестр заявок — сводка по каждой позиции, статус согласования, индикаторы бюджета, управление задачами;
Сборка финальных макетов и передача в разработку
Создание финальных экранов в Pixso внутри существующей дизайн-системы с дополнением ее новыми компонентами;
Дизайн-ревью с командой;
Оформила гайдлайн и инструкции по использованию компонентов, передала в разработку;
Провели валидацию реализации макетов с командой разработки;
Запуск в прод и отслеживание результатов;
Результаты
–40 % времени на процесс согласования заявки;
–30 % ошибок при заполнении форм за счёт внедрённых проверок и автоматического формирования документов;
Успешный запуск в продакшн без критических правок по UI, положительные качественные отзывы пользователей и руководства.
🔴 Более детально готова рассказать о проекте на личной встрече))